БАЛЕЙСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
 28 июня 2026 г.		              № 5/277	

г. Балей

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Балейской территориальной избирательной комиссии 

Руководствуясь постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края от 18 июня 2026 года № 83/543-4 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии», Балейская территориальная избирательная комиссия
постановляет:
1.	Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Балейской
территориальной избирательной комиссии (прилагается).
2.	Признать утратившим силу постановление Балейской районной
территориальной избирательной комиссии от 14.06.2024 г. № 2 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Балейской районной территориальной избирательной комиссии».
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Балейской территориальной избирательной комиссии М.А. Яковлеву.
4. Разместить настоящее постановление на сайте Балейского муниципального округа Забайкальского края в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (https://baleysk.75.ru).

Председатель
Балейской территориальной
избирательной комиссии			                               С.В. Исаенко

Секретарь
Балейской территориальной
избирательной комиссии			                               М.А. Яковлева

Приложение 

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Балейской территориальной избирательной комиссии Забайкальского края
от 28.06.2026 г. № 5/277

СОГЛАСОВАНО
экспертно-проверочной комиссией Министерства Культуры Забайкальского края (протокол от 30.04.2026 г. № 3)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В БАЛЕЙСКОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Балейской территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).
1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон об основных гарантиях избирательных прав), от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законов Забайкальского края, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии Забайкальского края, регламента территориальной комиссии, с использованием приказов Росархива от 22 мая 2019 года № 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 25 декабря 2020 года № 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", от 31 июля 2023 года № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов.
1.4. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.5. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства).
1.6. Делопроизводство в территориальной комиссии может осуществляться средствами подсистемы документооборота и управления цифровым контентом Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПД) либо с использованием других регистрационно-учетных форм (журнальной системы регистрации документов).
Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Инструкция и изменения в нее утверждаются постановлением территориальной комиссии после согласования с Избирательной комиссией Забайкальского края.
1.8. В Инструкции используются следующие термины и определения:
бланк документа; электронный шаблон бланка документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, расположенными в определенном порядке;
входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;
делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности территориальной комиссии;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности избирательной комиссии;
документирование - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме;
документооборот - движение документов в территориальной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника;
жизненный цикл документа - совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;
номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель (документированной) информации - материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации;
обращение в форме электронного документа - обращение, поступившее в форме электронного документа с использованием страницы официального сайта Избирательной комиссии Забайкальского края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (сеть Интернет), предназначенной для направления обращений в территориальные комиссии;
официальный документ - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
обращение в письменной форме - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрационно-учетная форма - система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (ПД или журнал);
регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;
реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование документов в дело и их систематизация;
экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью.
Документы могут поступать в территориальную комиссию средствами ПД, электронной почтой в сети Интернет (предназначена исключительно для служебной корреспонденции), через раздел "Электронная форма обращения" на официальном сайте Избирательной комиссии Забайкальского края в сети Интернет, предназначенный для направления обращений в территориальную комиссию, и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем (секретарем) территориальной комиссии журнальной формы (приложение № 1)  в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определен в приложении № 2.
2.4. При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, по почте или нарочным проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем (секретарем) территориальной комиссии составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.7. При регистрации поступившего документа указывается входящий номер, дата регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.
2.8. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в территориальной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
3.2. Документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 4).
В территориальной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания территориальной комиссии;
бланк постановления территориальной комиссии;
общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма территориальной комиссии.
3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5).
3.4. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется председателем (секретарем) территориальной комиссии.
3.5. Наименование избирательной комиссии.
Наименование избирательной комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом территориальной комиссии.
3.6. Справочные данные об избирательной комиссии.
Справочные данные о территориальной комиссии указываются в бланках писем, например:

ул. Ленина, д. 26, г. Нерчинск, Забайкальский край,
673420 тел. (830242) 51-18-13

3.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех бланках издаваемых документов (протокол, постановление и т.д.), за исключением писем.
3.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате подписания документа последним должностным лицом.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2026

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

09 января 2026 г.

3.9. Регистрационный номер документа.
Например, для входящих документов и обращений (при осуществлении их регистрации в единой нумерации с входящими документами) - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.11. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "Справочные данные об избирательной комиссии".
Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.
При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.
3.12. Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу.
Проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в территориальную комиссию несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
Пометка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа от границы верхнего поля.
3.13. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается справа под реквизитами бланка.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                                Избирательная комиссия 
                                                 Забайкальского края 

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются после фамилии, например:

                                               Избирательная комиссия          
                                                Забайкальского края
                                           
                                             Заместителю председателя 
                                                                       Пешковой И.А.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                     Председателю Избирательной комиссии                  
                                             Забайкальского края 
                                     
                                               Судаковой С.В

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                   Центральная избирательная комиссия
                                          Российской Федерации

                                 Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 года № 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                        Председателям участковых комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем территориальной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                Агеевой А.И.

                                    ул. Космонавтов, д. 42, г.Чита
                                        Забайкальский край, 672000

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса), например:

                                               Министерство юстиции
                                               Российской Федерации
                                                 mail@minjust.ru

3.14. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается специально издаваемым документом.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                  УТВЕРЖДЕН
                                           постановлением Агинской
                                               территориальной
                                            избирательной комиссии
                                       от 14 февраля 2026 г. № 28/35

3.15. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например:
Постановление - О создании Экспертной комиссии;
"чего (кого)?", например:
Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.16. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Забайкальского края, ранее изданных территориальной комиссией, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

            1. Раздел
            1.1. Подраздел
            1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа ("территориальная комиссия не считает возможным...", "территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
3.17. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Слово "приложение" печатается в единственном или множественном числе в соответствии с количеством приложений.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, или если приложений несколько, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
            2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Письмо  Балейской  территориальной
            избирательной  комиссии  от   15.11.2025     № 01-21/450    и
            приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:   CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В постановлениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
"проект плана по форме, указанной в приложении № 1"
или
"...делается запись в журнал установленной формы (приложение № 2)."
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению приложение относится, а строки могут центроваться относительно самой длинной строки, например:

                                               Приложение
                                к постановлению Чернышевской территориальной   
                                           избирательной комиссии
                                      от 16 января 2026 г. № 11/25

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
3.18. Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель                 подпись                   инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

       Заместитель председателя
  Каларской территориальной избирательной 
              комиссии                                подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

        Председатель               подпись               инициалы, фамилия

          Секретарь                подпись               инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

 Председатель комиссии              подпись            инициалы, фамилия

 Члены комиссии                     подпись            инициалы, фамилия

                                    подпись            инициалы, фамилия

3.19. Гриф согласования.

Согласование осуществляется протоколом или письмом, то согласование оформляется следующим образом:

              СОГЛАСОВАНО
         протоколом заседания
          экспертной комиссии
            Красночикойской
     территориальной избирательной
              комиссии 
       от 12 февраля 2026 г. № 16

или:

              СОГЛАСОВАНО
           письмом Росархива
     от 05 марта 2025 г. № 4-15/46

Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
3.20. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.21. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

     Верно (Копия верна)

     Председатель территориальной комиссии

     подпись      инициалы, фамилия

     дата

Допускается заверять документы отметкой "Верно" или "Копия верна" проставлением штампа с указанием должности лица, заверившего копию, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.
В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах, при заверении копии документа также проставляется время заверения.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется соответствующей печатью.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии ___ листов". На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.
3.22. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом 10 пунктов, например:

Зубарев Владимир Ильич
(3022) 35-85-31

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.
4.2. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы, оформляются в соответствии с положениями Инструкции и регистрируются в журнале.
4.3. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской или специальной связи, почтовой, телеграфной связью, средствами ПД, по каналам факсимильной связи, электронной почтой в сети Интернет или нарочным.
4.4. При оформлении отправляемых (исходящих) писем исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.
Исходящие письма направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие - за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на соответствующем бланке письма.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.5. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
4.6. Для передачи исходящего документа электронной почтой в сети Интернет отправляемый документ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции.
4.7. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
4.8. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем, в его отсутствие - заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.9. Порядок отправки в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
4.10. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, могут отправляться средствами ПД, по каналам факсимильной связи, электронной почтой в сети Интернет, нарочным и/или передаваться в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.
4.11. Документы, направляемые гражданам по почтовому адресу, указанному ими в обращении, отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.
4.12. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
4.13. Копии исходящих документов, оформленных на бумажном носителе, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.
5. Особенности работы с обращениями граждан.
5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
5.2. Обращения в территориальную комиссию могут быть направлены в письменной форме, а также в форме электронного документа в период избирательной кампании, кампании референдума. Вне периода избирательной кампании, кампании референдума порядок направления обращений в территориальную комиссию в форме электронного документа определяется решением  Избирательной комиссии Забайкальского края.
5.3. Обращение в форме электронного документа может быть направлено с использованием страницы официального сайта Избирательной комиссии Забайкальского края в сети Интернет, предназначенной для направления обращений в территориальные комиссии (далее - электронная форма обращений).
Направление обращений в форме электронного документа в территориальную комиссию осуществляется после прохождения заявителем идентификации и аутентификации посредством федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".
Электронная форма обращений должна предусматривать заполнение адреса электронной почты, на который должен быть направлен ответ на обращение, специального поля для ввода текста обращения, содержащего его суть, возможность приложения документов и материалов в электронной форме, подтверждающих доводы обращения, а также может предусматривать возможность указания дополнительных сведений, уточняющих суть обращения.
5.4. Содержащиеся в направленных в форме электронного документа обращениях сведения, а также прилагаемые материалы (при наличии) вводятся в журнал. Ввод сведений, содержащихся в направленных в форме электронного документа обращениях, прилагаемых материалов и их регистрация осуществляются председателем (секретарем) территориальной комиссии не позднее трех рабочих дней со дня направления обращения, а в период проведения соответствующих избирательных кампаний, кампаний референдума по вопросам подготовки и проведения этих выборов, референдума по обращениям, направленным до установления территориальной комиссией итогов голосования, определения результатов выборов, референдума - в день направления обращения либо не позднее следующего рабочего дня в соответствии с графиком работы комиссии, с учетом сроков рассмотрения соответствующих обращений, установленных законодательством о выборах и референдумах. Регистрация обращений, направленных в территориальные комиссии в форме электронного документа осуществляется с использованием журнала. После осуществления указанных действий обращение считается поступившим в территориальную комиссию.
Обращения в письменной форме, поступившие в территориальную комиссию, регистрируются председателем (секретарем) территориальной комиссии с использованием журнала не позднее трех рабочих дней со дня поступления обращения, а в период проведения соответствующих избирательных кампаний, кампаний референдума до установления территориальной комиссией итогов голосования, определения результатов выборов, референдума - в день поступления обращения либо не позднее следующего рабочего дня в соответствии с графиком работы комиссии, с учетом сроков рассмотрения соответствующих обращений, установленных законодательством о выборах и референдумах.
Обращения, поступившие в территориальную комиссию, могут регистрироваться в установленные выше сроки отдельно от других видов документов.
5.5. При вскрытии конвертов, содержащих обращения в письменной форме, проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения в письменной форме, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в журнале делается отметка "Повторно".
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в журнале ставится отметка "Коллективное".
5.6. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
Нумерация поступивших обращений осуществляется в пределах календарного года.
5.7. Зарегистрированные обращения рассматриваются в соответствии с порядком, определенным разделом 2 Инструкции.
5.8. Обращения рассматриваются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.9. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, в сроки, установленные законодательством о выборах и референдумах, направляются с сопроводительным письмом за  подписью председателя в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней после дня поступления направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.10. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона об основных гарантиях избирательных прав.
5.11. Обращения, поступившие в территориальную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные законодательством о выборах и референдумах.
5.12. В случае поступления в территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней или в иной срок, указанный в запросе.
5.13. В обращении должны быть указаны фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя (для заявителей, не являющихся физическими лицами, - наименование). В обращении в письменной форме должен быть указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение, также должны содержаться личная подпись заявителя или лица, уполномоченного действовать от его имени, и дата подписания обращения. В обращении в форме электронного документа должен быть указан адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ на обращение.
Если в обращении не указаны фамилия заявителя (для заявителя, не являющегося физическим лицом, - наименование) или адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение, ответ на такое обращение не дается. Такое обращение списывается в дело председателем территориальной комиссии.
Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы.
Если текст обращения не поддается прочтению или не позволяет определить суть обращения, ответ на такое обращение не дается, о чем в течение семи календарных дней после дня поступления обращения уведомляется заявитель в случае, если в обращении поддаются прочтению фамилия заявителя (для заявителя, не являющегося физическим лицом, - наименование) и адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение.
Не является обращением текст, содержащий поздравление, соболезнование или оценку деятельности и не соответствующий требованиям, предъявляемым Федеральным законом об основных гарантиях избирательных прав, и требованиям к запросу информации, предъявляемым Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
5.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица или иных лиц, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
5.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.16. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем может быть прекращена с уведомлением об этом заявителя.
Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.
5.17. Обращения, направленные в территориальную комиссию с использованием электронной формы обращений, регистрируются и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются в форме электронных документов в форме электронных образов документов в формате pdf по адресам электронной почты, указанным в обращении.
5.18. В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети Интернет, территориальная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в сети Интернет.

6. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях территориальной комиссии

6.1. Формирование проекта повестки дня заседания территориальной комиссии.
6.1.1. Проект повестки дня заседания территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) территориальной комиссии в сроки, установленные регламентом территориальной комиссии, на основании планов работы и постановлений  территориальной комиссии, поручений председателя территориальной комиссии, поступивших документов.
6.1.2. Члены территориальной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями территориальной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания территориальной комиссии при письменном обращении члена территориальной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя территориальной комиссии, в котором указываются наименование вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю территориальной комиссии.
6.1.3. Членам территориальной комиссии с правом решающего голоса проект повестки дня заседания территориальной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет.
6.2. На заседании территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио- или видеозаписи члены территориальной комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.
6.3. Постановление подписывается председателем и секретарем территориальной комиссии.
Если на заседании территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя территориальной комиссии, секретарь территориальной комиссии или один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря территориальной комиссии осуществлял один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:
"Заместитель председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия председателя территориальной комиссии;
"Исполняющий обязанности председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя территориальной комиссии при наличии решения территориальной комиссии о возложении на секретаря территориальной комиссии либо одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя территориальной комиссии;
"Исполняющий обязанности секретаря территориальной комиссии" - в случае наличия решения территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии.
6.4. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии.
6.5. Копия постановления территориальной комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии.
6.6. Оформление протокола заседания территориальной комиссии.
6.6.1. Протокол заседания территориальной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом территориальной комиссии (приложение № 4).
6.6.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.
6.6.3. Текст протокола заседания территориальной комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.
6.6.4. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилия председателя территориальной комиссии (председательствующего), а также присутствующих: заместителя председателя территориальной комиссии, секретаря территориальной комиссии и членов территориальной комиссии, лиц, приглашенных на заседание.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
6.6.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
6.6.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.
6.6.7. Протокол заседания подписывается председателем (председательствовавшим на заседании) и секретарем территориальной комиссии (или членом территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря территориальной комиссии).
6.6.8. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии.
6.6.9. Протоколы заседаний территориальной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов территориальной комиссии хранятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

7. Формирование дел и передача их в архив

7.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел в делопроизводстве.
Названиями разделов номенклатуры дел территориальной избирательной комиссии являются тематика и/или направления деятельности.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность территориальной комиссии, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом территориальной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (далее - Перечень), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77, порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссии Забайкальского края, номенклатурами дел территориальной комиссии за предшествующие годы.
При подготовке номенклатуры дел необходимо учитывать характер выборов, проводимых в предстоящем году.
Номенклатура дел территориальной комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается председателем территориальной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 7).
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения на бумажном носителе.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня или иной нормативный правовой акт, устанавливающий срок хранения документа..
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в территориальной комиссии.
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем территориальной комиссии в дело.
Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются;
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года;
объем формируемых дел постоянного хранения и по личному составу не должен превышать 250 листов (3-4 см толщины корешка дела), толщина дел временных сроков хранения не должна превышать 10 см. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы заседаний территориальной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной комиссии помещаются после соответствующего протокола в порядке рассмотрения вопросов на заседании.
Положения, инструкции являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению могут формироваться в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у председателя (секретаря или ответственного за ведение делопроизводства) территориальной комиссии.
Протоколы заседаний, решения территориальной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии) до передачи в архив находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несет председатель территориальной комиссии.
Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя территориальной комиссии, перед передачей в архив.
7.3. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив, при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов об уничтожении дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением территориальной комиссии создается экспертная комиссия (далее - ЭК).
В ее функции входит рассмотрение и согласование номенклатуры дел территориальной комиссии.
В состав ЭК включаются члены территориальной комиссии, по согласованию - работники муниципального архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению по акту.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ежегодно составляются сводные описи дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 8).
Описи дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на ЭК.
Описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подлежат утверждению. После утверждения описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем территориальной комиссии.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Переплет (подшивка) дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
7.4. Оформление дел.
Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение № 9), листа-заверителя дела (приложение № 10), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) дела.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 11). При этом обозначение архивного шифра, наносимое в правом верхнем углу, переворачивается на 180 градусов по отношению к обозначению в левом нижнем углу единицы хранения. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование территориальной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование территориальной комиссии указывается в соответствии с регламентом территориальной комиссии. При изменении наименования территориальной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому наименованию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). Датами дел, содержащих протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, вошедших в дело.
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временных сроков хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется после утверждения и согласования описей дел постоянного и долговременных (свыше 10 лет) сроков хранения.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы), то каждый лист нумеруется отдельно.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись .
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы .
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставятся дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указываются его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления. Металлические и пластиковые скрепления, а также термопереплеты из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
7.5. Передача дел в архив.
Передача дел постоянного срока хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 12).
При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в территориальную комиссию с указанием недостатков для их устранения.
8. Ответственность

8.1. Члены территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
8.2. Ответственность за организацию делопроизводства в территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель территориальной комиссии.

Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Форма регистрационного журнала входящих документов

Дата получения	Регистрационный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Содержание	Исполнитель	

Форма регистрационного журнала исходящих документов

Дата отправления документа	Регистрационный номер	Адресат	Краткое содержание документа	Исполнитель	

Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты.
4. Поздравительные письма и телеграммы.
5. Пригласительные билеты, приглашения на различные мероприятия, не содержащие надлежащих реквизитов письма.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания.
8. Оперативная информация, поступающая по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы".

Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

АКТ

     Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________________
________________________________________________________________________,
составили  акт  о  том,  что "______" _____________________ 20___ г.  при
вскрытии пакета  ________________________________________________________
обнаружены следующие недостатки:  _______________________________________
________________________________________________________________________.

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

     Подпись, расшифровка подписи:      __________________
                                        __________________

Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Формы бланков, используемых в территориальной комиссии
Балейская территориальная избирательная комиссия

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

	____________________	
	
№ ____________________	

г. Балей

Балейская территориальная избирательная комиссия

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

______________________		№ ____________________	
г. Балей

БАЛЕЙСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ 

ул. Ленина , д. 24, г. Балей, Забайкальский край, 673450
тел. (830232) 51888

_________________________ № _______________
На № ___________________ от _______________

БАЛЕЙСКАЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ул. Ленина , д. 24, г. Балей, Забайкальский край, 673450
тел. (8-30232) 51888 

_________________ № _______________
На № ____________ от _______________

Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, допускается печать документов на бланках формата А4 через 1 межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
2. Наименование вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.
5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового редактора, поддерживающего формат docx. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных редакторах, в документы формата docx не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством редактора электронных таблиц, поддерживающих формат xlsx.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой , чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При форматировании текстов документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

   · - шрифт      PT Astra Serif
·    - размер     14 пунктов
·    - отступ     слева       0 см
                  справа      0 см
·    - интервал   перед       0 пунктов
                  после       0 пунктов
   · - межстрочный интервал   полуторный
·    - первая строка          отступ на 1,25 см
·    - выравнивание           по ширине.

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

    ·- верхнее    2,0 см
·    - нижнее     2,0 см
·    - левое      3,0 см
·    - правое     1,5 см.

От края до колонтитула:

     - верхнего  1,25 см
·    - нижнего   1,25 см.

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
- место составления (издания) документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту документа;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

     - шрифт        PT Astra Serif
     - размер       14 пунктов
     - отступ       слева        0 см
                    справа       0 см
     - интервал     перед        0 пунктов
                    после        0 пунктов
     - межстрочный интервал      одинарный
     - отступ первой строки      нет
     - выравнивание              по центру.

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

     - шрифт        PT Astra Serif
     - размер       14 пунктов
     - отступ       слева        7 см
                    справа       0 см
     - интервал     перед        0 пунктов
                    после        0 пунктов
     - межстрочный интервал      одинарный
     - отступ первой строки      нет
     - выравнивание              по центру.

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

                                                 СОГЛАСОВАНО

                                          Руководитель Федерального
                                             архивного агентства

                                                А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ( - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа № и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразрывного пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).
18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и другие).
19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
20. Не допускается использование символа табуляции (>) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
21. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
22. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
23. Вместо буквы "ё" должна употребляться буква "е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
24. Реквизиты "Заголовок к тексту" должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Список рассылки исходящих документов

№ п/п	Наименование органа
(организации)	Полный почтовый адрес	

			

			

Председатель территориальной комиссии_______________

Исполнитель_________________________

"____"___________20__г.

Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

Балейская территориальная                                    УТВЕРЖДАЮ
избирательная комиссия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                      Председатель
                                                Балейской территориальной
 ____________ № __________                        избирательной комиссии
   (дата)

                                      Подпись        Расшифровка подписи
 На _____________  год                Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во томов, частей	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	
Название раздела	

Наименование должности составителя
номенклатуры                             Подпись      Расшифровка подписи

Дата

             СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНА
     Протокол Экспертной комиссии       Протокол Экспертно-проверочной
    Территориальной избирательной     комиссии муниципального образования
               комиссии

     от ____________ № ___________     от ______________ № ___________

Продолжение приложения № 12

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в
Территориальной избирательной комиссии

По срокам хранения	Всего	В том числе	
		переходящих	с отметкой "ЭПК"	
1	2	3	4	
На бумажном носителе
	
Постоянного				
Временного (свыше 10 лет)				
Временного (до 10 лет включительно)				
ИТОГО:				
Наименование должности составителя
номенклатуры                             Подпись      Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

       Балейская территориальная                      УТВЕРЖДАЮ
       избирательная комиссия

                АКТ                                  Председатель
                                               Балейской территориальной
     ___________№______________                  избирательной комиссии
     __________________________
        (место составления)             Подпись       Расшифровка подписи

     О выделении к уничтожению          Дата
 документов, не подлежащих хранению

     На основании Перечня  типовых  управленческих  архивных  документов,
образующихся в процессе  деятельности  государственных  органов,  органов
местного самоуправления и организаций,  с  указанием  сроков   хранения и
номенклатуры дел территориальной избирательной отобраны к уничтожению как
не  имеющие  научно-исторической  ценности  и   утратившие   практическое
значение документы _____________________________________________________:

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние
даты	Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание	
1	2	3	4	5	6	7	

Итого: __________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за ________ годы
     (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за_________________  годы  утверждены,  

(протокол от "__" __________ _____ г. № __________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности       Подпись        Расшифровка подписи

_____________________
       (дата)

             СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНА
     Протокол Экспертной комиссии         Протокол Экспертно-проверочной
Территориальной избирательной комиссии  комиссии муниципального образования

     от ____________ № ___________     от ______________ № ___________

Продолжение приложения № 8

Документы в количестве __________________ ед. хр. (дел, электронных дел):
- на бумажном носителе весом _______ кг сданы в _________________________
                                               (наименование организации)
_________________________________________________________________________
                           (способ уничтожения)

Наименование должности лица,
сдавшего документы                     Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные
документы                             Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

                                 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                      документов дела № _____________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

						

						

Итого: _______________________________________________________ документов
                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                     Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),
                                     (цифрами и прописью)
с №____________________________ по №_______________________, в том числе:
литерные номера листов __________________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера
листов	
1	2	

		

Наименование должности             Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

                                                   ┌────────────────────┐
                                                   │  Ф.      №         │
                                                   │              ──────┤
                                                   │  Оп.     №         │
                                                   │              ──────┤
                                                   │  Д.      №         │
                                                   └────────────────────┘
                    НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

             БАЛЕЙСКАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                   ДЕЛО № ________________      Том № ___________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________
                           (заголовок дела)
_________________________________________________________________________
                            (крайние даты)

                                                    На ___________ листах

                                                    Хранить ___________

┌────────────────────┐
│  Ф.      №         │
│              ──────┤
│  Оп.     №         │
│              ──────┤
│  Д.      №         │
└────────────────────┘

Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству 
в Балейской территориальной
избирательной комиссии

              УТВЕРЖДАЮ                            УТВЕРЖДАЮ

            Председатель                    (наименование должности
      Балейской территориальной             руководителя организации,
       избирательной комиссии                принимающей документы)

  Подпись     Расшифровка подписи      Подпись       Расшифровка подписи

  Дата              Печать             Дата                Печать

          АКТ 
 _________ № __________
приема-передачи архивных
 документов на хранение
_________________________________________________________________________
                         (основание передачи)
_________________________________________________________________________
                      (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________ сдал,
          (наименование организации, передающей документы)

_________________________________________________________________ принял.
       (наименование организации, принимающей документы)

Принимает на государственное хранение документы за _________ и справочный
                                                    (годы)
аппарат к ним:
№ п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание	
1	2	3	4	5	

Итого принято ____________________________________________________ ед.хр.
                           (цифрами и прописью)

         Передачу произвели                      Прием произвели

  Должность   Подпись   Расшифровка     Должность   Подпись   Расшифровка
                          подписи                               подписи
    Дата                                Дата

Фонду присвоен № __________________

Изменения в учетные документы внесены
 Наименование должности
 ответственного за архив           Подпись            Расшифровка подписи
 Дата